e-Karta Szczepień: co już dziś obowiązuje POZ i co sprawdza sanepid
W wielu placówkach POZ e-Karta Szczepień wciąż działa w trybie „wpis na później”: szczepienia papierowo, eksport do systemu P1 raz na tydzień albo zbiorczo na koniec miesiąca. Tymczasem obowiązek cyfrowego raportowania szczepień ochronnych obowiązuje od 1 października 2023 roku, a jego kompletność i terminowość Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna sprawdza w ramach rutynowych kontroli punktów szczepień. To nie jest scenariusz „co będzie, jak”, tylko warunek, na podstawie którego sanepid już dziś ocenia placówkę.
Skąd ten obowiązek się wziął
Podstawa prawna jest jednoznaczna: art. 19 ust. 7 ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz.U. 2008 nr 234 poz. 1570 z późn. zm.). Przepis nakłada na świadczeniodawcę obowiązek odnotowania wykonanego szczepienia ochronnego w Systemie Informacji Medycznej (potoczna nazwa: P1), prowadzonym przez Centrum e-Zdrowia. To nie jest opcjonalny wpis ani „dodatkowa funkcja systemu”. To forma realizacji obowiązku sprawozdawczego z Programu Szczepień Ochronnych.
Sam System Informacji Medycznej działa od kilku lat i lekarz POZ zna jego inne moduły: e-receptę, e-skierowanie, e-zwolnienie. Moduł e-Karty Szczepień jest w tej samej infrastrukturze i z punktu widzenia ustawy ma tę samą rangę: jest miejscem, w którym dane medyczne pacjenta tworzą jeden ciągły zapis dostępny dla każdego uprawnionego lekarza w Polsce.
Papier nie jest już alternatywą
Do 2023 roku obowiązywała dwutorowość: papierowa karta uodpornienia i równolegle wpis cyfrowy. Od chwili wejścia w życie art. 19 ust. 7 ta dwutorowość się skończyła. Bieżące szczepienia trafiają wyłącznie do systemu. Papierowa kartoteka pozostaje tylko jako archiwum historyczne: zbiera szczepienia wykonane przed październikiem 2023 r., których nie ma w P1, i używana jest do uzupełnienia danych pacjenta przy zmianie świadczeniodawcy.
Z punktu widzenia kierownika POZ są dziś dwie ścieżki techniczne wpisu szczepienia do P1. Pierwsza to integracja systemu medycznego placówki (Kamsoft, mMedica, CGM, Comarch Optimed i inne) z P1: wpis robi się w gabinecie podczas wizyty, a system w tle synchronizuje rekord z Centrum e-Zdrowia. Druga to portal gabinet.gov.pl, w którym lekarz może rejestrować szczepienia ręcznie, bez integracji HIS. Każda z tych ścieżek spełnia obowiązek ustawowy. Żadna z nich nie obejmuje „raportowania zbiorczego” raz w tygodniu skanem papierowej karty.
Co to znaczy w praktyce: jeżeli w placówce wciąż funkcjonuje obieg „wpisz na kartę, raportuj raz w tygodniu skanem albo zbiorczo na koniec miesiąca”, to obieg niezgodny z obowiązującym stanem prawnym. Wpis ma trafić do P1 podczas wizyty szczepiennej albo bezpośrednio po niej, nie w tygodniowej paczce.
Co kontroluje PSSE
Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna działa na podstawie ustawy z 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej (Dz.U. 1985 nr 12 poz. 49 z późn. zm.) i to ona, a nie NFZ, jest organem nadzoru nad realizacją Programu Szczepień Ochronnych. W ramach swoich kompetencji kontrolnych nad punktami szczepień PSSE sprawdza dziś trzy rzeczy:
- Kompletność wpisów do e-Karty: czy wszystkie szczepienia wykonane w placówce mają odpowiadające im rekordy w systemie.
- Terminowość wpisów: czy między datą podania szczepionki a datą rejestracji w P1 nie ma nieuzasadnionej zwłoki.
- Zgodność dawkowania i schematów z aktualnym Programem Szczepień Ochronnych, ogłaszanym co roku komunikatem Głównego Inspektora Sanitarnego: czy odstępy, dawki i kombinacje odpowiadają wytycznym PSO na dany rok.
Przebieg samej kontroli jest dobrze ułożoną procedurą administracyjną. Kontrolerzy PSSE okazują upoważnienie, wybierają próbę pacjentów zaszczepionych w określonym okresie, proszą o wydruk lub eksport z systemu medycznego placówki i porównują ten zestaw z rekordami w P1. Jeżeli liczba wpisów cyfrowych jest niższa niż liczba realnie wykonanych szczepień, mamy do czynienia z brakiem realizacji obowiązku sprawozdawczego, a nie z „uchybieniem technicznym”. Z perspektywy organu nadzorczego stan dokumentacji punktu szczepień jest najprostszą i najbardziej obiektywną miarą jakości procesu.
Co się dzieje, jeśli kontrola wykaże braki
Pokontrolny protokół trafia do kierownika placówki. W zależności od skali i charakteru naruszenia PSSE może wydać decyzję administracyjną nakazującą uzupełnienie wpisów w wyznaczonym terminie, sformułować zalecenia naprawcze albo wszcząć postępowanie w sprawie naruszenia obowiązków sprawozdawczych. Niewykonanie decyzji administracyjnej, ignorowanie nakazu uzupełnienia danych albo utrudnianie kontroli to odrębne kategorie naruszeń, które mogą zostać przekazane do organów ścigania lub stać się podstawą dalszych sankcji administracyjnych przewidzianych w ustawie.
W praktyce kontroli rutynowych większość spraw kończy się na nakazie uzupełnienia. To jednak nakaz z terminem, a uzupełnianie kilkuset zaległych wpisów wstecz, równolegle do bieżącej pracy gabinetu, jest dla zespołu rejestracji znacznie bardziej kosztowne niż utrzymywanie tego samego obowiązku na bieżąco.
